Auslandsentsendungen – Ein Thema für Profis


Experten für die Entsendung von Firmenvertretern ins Ausland: (v.l.n.r.) Matthias Harnisch, Kanzlei CMS Hasche Sigle, Frankfurt, Dr. Hans-Peter Merz, IHK Mittleres Ruhrgebiet, Christian Heuking, Kanzlei Heuking von Coelln, Düsseldorf, Dr. Achim-Rüdiger Börner, Rechtsanwalt, Köln, Sven von Below, Kanzlei Salmen Würzberg von Below, Düsseldorf, Uwe Knebelsberger, Corporate Trust GmbH, München, Lars Unger, Corporate Trust GmbH, München, Dr. Christian Locher, Aixlink GmbH, Aachen.

Geschäftsreisen und die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland sind unabhängig von der Dauer des Einsatzes ein komplexes Thema. Zu beachten sind Fürsorgepflichten des Arbeitgebers, Fragen der Besteuerung und der Sozialversicherung sowie die persönliche Sicherheit der Entsandtkraft und ggfs. der mitausreisenden Familie.

Von zunehmender Bedeutung ist auch die Absicherung der deutschen Firma gegen Rechtsverstöße von Mitarbeitern im Ausland, die straf- und zivilrechtliche Konsequenzen haben können. Zur professionellen Vorbereitung eines Auslandseinsatzes gehören zwingend auch Maßnahmen zur Absicherung von Firmendaten gegen Ausspähung durch Dritte.
 
Diese Problemstellungen, die für jedes international agierende Unternehmen von erheblicher Bedeutung sind, wurden von ausgewiesenen Experten im Rahmen einer Informationsveranstaltung in der IHK Mittleres Ruhrgebiet dargestellt.

Die Aufklärungspflichten des entsendenden Arbeitgebers über Sozialversicherungsfragen und steuerliche Konsequenzen,  die Sicherheitslage vor Ort und die Gesund-heitsfürsorge für den ausreisenden Mitarbeiter und ggfs. seine Familie sollten in einem sogenannten Expat-Memo, einer strukturierten Checkliste, gemeinsam durchgegangen und vom Arbeitnehmer gegengezeichnet werden. Firmen mit intensivem Auslandsgeschäft sind gut beraten, Entsenderichtlinien zu erarbeiten. Der bei einem längeren Auslandseinsatz zu schließende Entsendungsvertrag enthält eine Reihe besonderer Punkte, zu denen auch die Arbeitszeitregelungen und ggfs. die Vereinbarung eines Schiedsgerichts gehören. Besondere Sorgfalt ist bei der Behandlung der Sozialversicherungspflicht des entsendeten Arbeitnehmers geboten. Hier sind eventuelle Deckungslücken zu identifizieren und für die Beurteilung der Ausstrahlung des deutschen Sozialversicherungsrechts ist zu prüfen, ob die Bundesrepublik Deutschland ein entsprechendes Abkommen mit dem Zielland geschlossen hat.  

Die Fragen der Besteuerung des ins Ausland entsandten Arbeitnehmers ist deshalb von größter Wichtigkeit, da es eine Unternehmerhaftung für nicht abgeführte Lohnsteuer gibt. Ist zwischen Deutschland und dem Zielland kein Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen, so gilt die unbeschränkte Steuerpflicht des entsandten Mitarbeiters in beiden Staaten. Dies muss bei der Definition des Auslandsgehalts des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin berücksichtigt werden. Tückisch sind Sonderregelungen, wonach der deutsche Fiskus auch dann im Inland besteuern kann, wenn zwar das Zielland das Besteuerungsrecht hat, dort aber besonders gering besteuert wird oder aber in Deutschland unbekannte Abzugsmöglichkeiten von der Steuerschuld bestehen.

In einer Reihe von Ländern werden Entsandtkräfte mit der Forderung nach Schmier-
geldern konfrontiert. Derartige Praktiken sind illegal und werden in Deutschland strafrechtlich verfolgt, auch wenn sie im Ausland begangen wurden. Firmen sind gehalten, ihre Entsandtkräfte auf diesen Sachverhalt nicht nur hinzuweisen, sondern auch durch firmeninterne Regelsysteme entsprechende Straftaten zu verhindern. Entsprechend empfiehlt es sich, ein Compliance-System aufzubauen, das auch die rechtsrelevanten Handlungen der Niederlassung im Ausland und der entsprechenden Entsandtkräfte kontrolliert.

Ein weiteres wesentliches Thema bei Auslandsentsendungen ist die persönliche Sicherheit von entsandten Kräften und mitausreisenden Familienangehörigen sowie der Schutz unternehmensrelevanter Daten, die oft leichtfertig auf ungesicherten Festplatten gespeichert oder über öffentliche WLANs in Flughäfen, Gaststätten oder Internetcafés mit dem Mutterhaus ausgetauscht werden. Je nach Einschätzung der Risiken im Einsatzland empfiehlt sich hier, vorbereitende intensive Trainings durchzuführen oder auch einen professionellen Sicherheitsdienstleister einzusetzen. Nicht zuletzt sollte bedacht werden, dass im Falle etwa einer Entführung oder eines schweren Krankheitsfalles der entsandte Vertreter der Firma – der auch der Inhaber oder der Geschäftsführer sein kann – keine Entscheidungen über die Unternehmensführung treffen und auch nicht mehr über Vermögenswerte verfügen kann. Um in einem solchen Fall handlungsfähig bleiben zu können, empfiehlt es sich, klar abgegrenzte Bevollmächtigungen zu hinterlegen, die eine Vertrauensperson mit der Durchführung der notwendigen Schritte beauftragt.